Guía
WhatsApp es un buen canal y un mal sistema de casos
Casi todos los clientes escriben por WhatsApp, y está bien. El problema empieza cuando el chat se convierte en el lugar donde vive el caso.
WhatsApp es cómodo, rápido y todos lo usan. Nadie te va a pedir que dejes de atender por ahí. Pero hay una diferencia entre usarlo para hablar con el cliente y usarlo para guardar el caso, y esa diferencia se paga cuando el despacho crece.
Dónde se rompe
- La información queda enterrada entre saludos, audios y mensajes de otros clientes.
- No hay un estado del caso: nada te dice si está nuevo, en trámite o cerrado.
- Las fechas no avisan: un plazo mencionado en un mensaje de hace tres semanas no te va a recordar nada.
- Si cambias de teléfono, pierdes el chat o alguien más te ayuda, el caso no se puede entregar ordenado.
- Mezcla lo personal con lo profesional, a toda hora.
Lo que funciona mejor
Usar WhatsApp para lo que sirve, conversar, y mandar al cliente a un formulario para contar su caso. Lo que llena el formulario se guarda en un tablero, con su fecha y su estado. El chat queda para coordinar, y el caso vive en un lugar donde se puede encontrar.
Una frase que funciona: «Para no perder ningún detalle, cuéntame tu caso en este formulario y te respondo hoy». El cliente siente orden, y tú recibes la historia completa de una vez.
Esa es la idea de Suite Legal de IA: el cliente llena el formulario, el caso se abre en tu tablero y te llega el aviso. WhatsApp queda para conversar.